[QUY TRÌNH] Đăng ký tổ chức Hội nghị hội thảo khoa học quốc tế
I. Đối tượng áp dụng:
1. Hội nghị hội thảo khoa học quốc tế (sau đây viết tắt là HNHT) là hội nghị hội thảo khoa học về giáo dục, nghiên cứu khoa học và công nghệ; là một hình thức sinh hoạt khoa học đa mục tiêu có yếu tố nước ngoài được tổ chức để thảo luận, tranh luận một hoặc một số vấn đề khoa học, được tổ chức định kỳ hoặc đột xuất theo hình thức gặp gỡ trực tiếp hoặc theo hình thức trực tuyến do các đơn vị thuộc Trường ĐH KHTN tổ chức (dưới đây gọi tắt là đơn vị tổ chức HNHT) và có sự tham gia hoặc tài trợ của nước ngoài;
2. Các HNHT quy định tại khoản 1 Điều 3 Chương II Quyết định 06/2020/QĐ-TTg, họp báo quốc tế, các sự kiện văn hóa, giao lưu văn hóa, giải trí không thuộc phạm vi điều chỉnh của quy định này.
II. Quy trình thực hiện
Bước 1: Đơn vị tổ chức HNHT gửi hồ sơ về Phòng Quan hệ Đối ngoại
– Thời gian: Trước khi tổ chức HNHT tối thiểu 35 ngày trước ngày dự kiến tổ chức.
Phòng Quan hệ Đối ngoại sẽ không tiếp nhận hồ sơ nộp trễ thời gian quy định.
– Số lượng: 01 bộ (bản cứng), bản mềm gửi về địa chỉ email: [email protected]
– Hồ sao bao gồm:
+ Đơn xin tổ chức HNHT (Theo mẫu đính kèm);
+ Kế hoạch tổ chức (Theo mẫu);
+ Danh sách người nước ngoài đến làm việc (theo mẫu);
+ Lý lịch khoa học/Sơ yếu lý lịch (CV) của diễn giả;
+ Tóm tắt bài viết của diễn giả bằng tiếng Việt (abstract).
Các biểu mẫu:
Bước 2: P.QHĐN kiểm tra hồ sơ và trình Ban Giám hiệu xét duyệt
Bước 3: P.QHĐN gửi hồ sơ đăng ký tổ chức HNHT đến ĐHQG-HCM
Bước 4. P.QHĐN nhận quyết định từ ĐHQG-HCM và chuyển giao cho đơn vị tổ chức.
Bước 5: Sau khi kết thúc hội thảo, đơn vị tổ chức gửi Báo cáo đến P.QHĐN
III. Trách nhiệm của đơn vị tổ chức HNHT
1. Đối với đơn vị tổ chức hội thảo
– Xét hồ sơ (lý lịch khoa học, tóm tắt báo cáo) của các học giả nước ngoài phù hợp với nhu cầu của hội thảo;
– Phối hợp với Phòng Khoa học Công nghệ và P.QHĐN thực hiện đúng thủ tục tổ chức;
– Phối hợp với Phòng Tổ chức – Hành chính trong công tác an ninh trật tự trong thời gian tổ chức HNHT (nếu HNHT tổ chức trong khuôn viên Trường);
– Phối hợp với Phòng Quản trị Thiết bị về cơ sở vật chất và bảo đảm vệ sinh trong khuôn viên Trường.
2. Đối với các nhà khoa học nước ngoài
– Tuân thủ pháp luật Việt Nam và chấp hành nghiêm các quy định, quy chế dành cho người nước ngoài vào Việt Nam;
– Tuân thủ quy định của Trường ĐH KHTN khi đến Trường tham dự HNHT;
– Trong thời gian tham gia hội thảo tại Trường ĐH KHTN, nhà Trường không chịu trách nhiệm về các hoạt động cá nhân hay tập thể có vi phạm pháp luật của Nhà nước Việt Nam ngoài khuôn viên nhà trường.
Mọi thắc mắc xin liên hệ Phòng Quan hệ Đối ngoại để được giải đáp.